Kleine Karte, große Wirkung

Einkaufen leicht gemacht: Im Rahmen der Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen liefern die Mitarbeiter der M+W Zander D.I.B. Facility Management GmbH einen Rundumservice. Ad hoc-Einkäufe gehören zu ihrem Alltag – langwierige Abrechnungen und schwierige Kostenzuordnungen bis dato auch. Mit Einführung der billinx Firmenkarte hat M+W Zander die internen Abrechnungsprozesse verbessert: Abläufe wurden gestrafft, Verrechungen erleichtert, der Aufwand für Mitarbeiter reduziert.

Verwalten, Bewirtschaften und Instandhalten von Gebäuden – hierin liegt der Schwerpunkt der M+W Zander D.I.B. Facility Management GmbH, einer Tochtergesellschaft des weltweit tätigen Technologieunternehmens M+W Zander. „Täglich kümmern sich unsere Mitarbeiter darum, dass in den Objekten und rund herum alles in Ordnung ist – angefangen von der Grünpflege über die Glasreinigung bis hin zur Wartung der Aufzüge oder der Heizungs-, Klima- oder Lüftungsanlagen“, erklärt Christian Teicher, Manager Systeme und Prozesse bei M+W Zander D.I.B. Facility Management. Bei Schäden oder dem Ausfall von technischen Systemen gilt vor allem eines: schnell zu handeln. „Nicht immer hat der Mitarbeiter das passende Ersatzteil vor Ort. Dann muss er fehlende Artikel beschaffen.“ Manchmal heißt das auch Improvisieren: Bei einer kaputten Fensterscheibe zum Beispiel. „Dann muss schnell passendes und notwendiges Sicherungsmaterial her, um die Zeit zu überbrücken, bis der Glaser den Schaden beheben kann.“

Ganz gleich ob beispielsweise eine Schraube für 50 Cent oder ein teures elektronisches Schaltelement: Für M+W Zander bedeuteten gerade diese ad hoc-Einkäufe einen immensen administrativen Aufwand. In einigen Fällen kauften die Mitarbeiter auf Rechnung, meistens traten sie sogar in Vorkasse durch Bargeld. „Einige unserer Mitarbeiter kümmern sich um verschiedene, räumlich getrennte Objekte und sind daher viel unterwegs – oft wurden dann über Tage oder Wochen Kassenbelege und Quittungen gesammelt bevor sie mit dem Innendienst in der Zentrale abgerechnet werden konnten“, sagt Teicher. In den deutschlandweit elf Haupt-Niederlassungen von M+W Zander D.I.B.Facility Management GmbH werden unterschiedliche Kunden mit zum Teil mehreren Objekten betreut. „Wir müssen unsere Ausgaben kundenabhänig objektgenau aufschlüsseln, damit wir sie detailliert und belegbar weiterverrechnen können.“ Bisher wurden diese Daten aufwendig per Hand auseinander dividiert. Ein hoher Zeitaufwand sowohl für Monteur, aber auch für Innendienst und Buchhaltung.

Keine Zeit für Zettelwirtschaft
Mit der billinx Firmenkarte hat M+W Zander D.I.B.Facility Management GmbH die Prozesse vereinfacht. Die Karte im Scheckkartenformat enthält Datenangaben zu Mitarbeitern und Projekten und bietet eine einfache und sichere Beschaffungslösung für die Bezahlung vor Ort. Über sie werden alle Einkäufe erfasst und gesammelt und mit den gewünschten Zusatzinformationen an M+W Zander D.I.B.Facility Management GmbH weitergeleitet. Im Dezember 2005 hat M+W Zander D.I.B.Facility Management GmbH in einem Pilotprojekt die ersten Mitarbeiter mit der Firmenkarte ausgestattet. Nach einem erfolgreichen Start wurden weiteren Regionen einbezogen - mit Beginn dieses Jahres sind ein Großteil der Mitarbeiter von M+W Zander D.I.B.Facility Management GmbH mit der Karte ausgestattet. „Die Karte kann in allen Akzeptanzstellender Partnerunternehmen eingesetzt werden“, erklärt Stefan Wälde, Director Sales bei billinx. Zu diesen gehören derzeit die Firmen Würth und Praktiker sowie der Elektrofachgroßhandel Uni Elektro – weitere Geschäftspartner folgen in Kürze. In den Geschäften der Partnerunternehmen kann der Mitarbeiter von M+W Zander D.I.B.Facility Management GmbH dann wie gewohnt einkaufen. Wie gewohnt? „Nicht ganz. Durch den Einsatz der billinx Firmenkarte muss der Mitarbeiter zum Beispiel nicht mehr in Vorkasse treten“, so Stefan Wälde. „Er weist sich über seine persönliche Karte aus – entweder wird diese dann wie eine EC-Karte durch die Kasse gezogen oder die Kartennummer direkt in SAP eingegeben. Der Handwerker erhält einen Lieferschein als Beleg – damit ist für ihn der Prozess abgeschlossen.“

Mit der Firmenkarte kann jeder Einkauf bereits an der Kasse auf einen Kunden oder ein Objekt von M+W Zander D.I.B.Facility Management GmbH gebucht werden - in diesem Fall gibt der Karteninhaber lediglich die unternehmensspezifische Kostenstellen- oder Projektnummer an. Die Abrechnung erfolgt dann zentral über billinx. Der Transaktions-Experte erstellt dann monatlich eine Sammelrechnung, in der alle Einkäufe exakt aufgeschlüsselt sind – je nach Kundenwunsch mit Kaufdatum, Kostenstelle, Karten- und Projektnummer. Das Sammeln und Abrechnen von Kassenbelegen entfällt, ebenso das müßige Auseinanderdividieren. Teicher: „Mit der billinx-Firmenkarte haben wir straffe und transparente Abläufe, die sicher und schnell abgewickelt werden. Das bedeutet nicht zuletzt Ersparnisse in den Prozesskosten.“ Ein weiterer Vorteil liegt in den attraktiven Sonderkonditionen der billinx-Partnerunternehmen: so erhält M+W Zander D.I.B.Facility Management GmbH zum Beispiel Sonderrabatte auf jeden Einkauf bei Praktiker. Bei Käufen über Würth greifen die individuell ausgehandelten Konditionen automatisch beim Einsatz der Würth billinx Firmenkarte.

Bezahlen, abrechnen, analysieren: die Kosten im Griff
„Der Vorteil der Firmenkarte liegt für uns vor allem darin, dass wir alle Rechnungsläufe detailliert aufgeschlüsselt bekommen“, so Teicher. „Die Zusatzdaten sind vor allem hilfreich, wenn wir die Kosten an den Kunden weiterverrechnen – mit ihnen haben wir detaillierte Nachweise über die Ausgaben. Das hilft uns im Übrigen auch bei Kalkulationen.“

Bereits beim Einrichten der Karte kann der Kunde zwei Zusatzdaten fest hinterlegen, die auf der Abrechnung erscheinen sollen, zum Beispiel Personalnummer und Kostenstelle. Ein weiteres Feld kann er variabel füllen. „Mit diesen Angaben legt der Kunde fest, welche Daten auf der Rechnung aufgeführt sind – so kann er sie genau an seine Anforderungen anpassen“, erklärt Stefan Wälde. Und: Die von billinx erstellte Abrechnung verfügt bei jedem aufgeführten Einkauf über einen separaten Mehrwertsteuernachweis. Damit sind keine Einzelnachweise mehr notwendig – ein Mehrwert, den in Deutschland nur billinx anbietet.

Die monatliche Abrechnung versendet billinx als Papierdokument. „Nach welchem Schlüssel die Kosten sortiert werden, entscheidet der Kunde“, erklärt Stefan Wälde. „Standardmäßig werden die Einkäufe nach Datum oder Kartennummer gelistet – genau so gut stellen wir aber auch an Hand der Projektnummer alle auf ein Objekt oder für einen Kunden getätigten Einkäufe zusammen.“ Neben dem Papierdokument stellt billinx die Daten zusätzlich auch als elektronische Datei zur Verfügung. Wälde: „Wir liefern die Daten entweder in einer CSV-Datei, mit der der Kunde eigene Auswertungen direkt an seinem Rechner fahren kann, oder als XML oder Edifact-Format - damit können die Daten direkt in vorhandene Warenwirtschaftssysteme wie etwa SAP eingespeist werden.“

Vorteile für alle Seiten
Einfache Prozesse, schnelle Abwicklung: Mit der billinx Firmenkarte haben nicht nur die Mitarbeiter von M+W Zander D.I.B.Facility Management GmbH eine spürbare Entlastung beim Einkauf. Auch die internen Abläufe in den Niederlassungen konnten deutliche verbessert werden, da die Rechnungsdaten durch die elektronische Verarbeitung direkt in der zuständigen Fachabteilung verarbeitet werden können. Vereinfachungen, die sich bezahlt machen: „Durch die Einführung der Firmenkarte und die flexible Strukturierung der Abrechnung nach unseren Kriterien haben unsere Abläufe deutlich an Transparenz gewonnen“, sagt Teicher. „Das entlastet unseren Einkauf und spart uns Zeit und Kosten – Vorteile, die wir nicht mehr missen möchten.“